経費になるかは、３つの質問にYESと言えるか です。
会社設立の相談の際によく聞かれるのが、経費の範囲です。
基本的に、事業活動に関連する支出は会社の経費にすることができます。
逆に言えば会社の事業活動に関連しない支出は、経費にできないのは当然です。
ところが実際に会社を経営していくと「これは経費になるのかな？」
と悩むケースは少なくありません。
まずは次の３点が満たされていれば経費の範囲と考えてOKです。
その他にも、よくある経費のお悩みについてまとめました。
1.事業と関連性があり、それを明確に説明できるか
これについては、例えば税務調査で税務署の職員に
「これはどんな支出ですか？」と聞かれたときに、
朗々と説明することができるかどうかです。
きちんと説明できないということは、事業との関連性はなく
経費にすることは難しいでしょう。
2.常識的か
どういうことかというと、顧客を紹介してもらった際など、
ちょっとしたお礼をすることは往々にしてあることだと思います。
ところが、取引１０万円程度の顧客を紹介してもらっただけなのに
１００万円もする腕時計をプレゼントした、というのは常識的に考えてどうでしょうか。
今後も紹介してもうことを期待して、などという発想もあるかもしれませんが
街を歩く人に聞いてみて「いやいや、そんなのありえない！」
と判断されてしまうようなものは常識的とは言えず、経費にならないと判断されます。
3.良心の呵責がないか
この基準は意外と役に立ちます。
目をつぶり自分の胸に手を当て「これは経費だよね？」と考えたときに
胸が痛めば経費じゃないでしょうし、胸が痛まなければ経費です。
とはいえこの方法は会社設立当初は有効ですが、設立して時間が経つと
感覚が鈍くなりますから注意が必要です。
以上の3つが揃えば経費の範囲と考えて問題ありませんが、
具体的に、事務所の家賃や電話料金などがどうなるか、気になる方も多いですよね。
会社名義でない契約は経費になる？
「この携帯電話は仕事で使うが、契約名義が個人名のまま。経費になるか？」
答えは、YES、なります。
大切なのは契約名義ではなく、実質がどうか、ということです。
したがって、契約名義は個人だったとしても
事業のために使用しているのであれば、その支出は経費になります。
逆に、会社で契約していたとしても
事業のために使っていないものに関しては、経費になりません。
ただし、痛くない腹を探られないためには
なるべく会社名義の契約に切り替えておくようにしましょう。
事務所兼自宅の家賃は経費になる？
「うちの会社は自分の自宅に登記していて、事務所兼自宅として使用しています。
この場合、自宅の家賃は経費にできますか？」
難しい質問です。
自宅部分と会社部分の使用面積が明快に区分されており、
実態もそれに従って使用されている場合は
経費として取り扱うこともできなくはないと思われます。
断定せずに書いているのは、
一般的に自宅部分と事務所部分を明確に区分してあることを証明することは難しく
税務署側の見解によっては認められない場合も生じるからです。
仮に自宅部分と事務所部分が明確に区分でき、 例えばその比率が半々だったとした場合、
電気代、ガス代、水道代はどうでしょうか。
一般論になりますが、事務所として使用している場合、電気は使用するような気もしますが、
ガス、水道の使用については微々たるものであると思われます。
よって、電気代のみ比率に基づいて経費にするくらいに留めた方がよいのではないでしょうか。
持ち家を事務所にした場合
なお、持ち家を事務所にした場合で、
持ち家のオーナーである自分に対して家賃を払った場合は、経費になるのでしょうか。
これも、明確に事務所部分が区別されていて、
支払う家賃が適正な金額であれば、経費にしても問題ないとは思います。
しかし、家賃を受け取った側は不動産収入が生じますから
確定申告義務が生じるでしょうし、
また、住宅ローン控除などを受けている場合には住宅ローン控除の
適用が受けられなくなる可能性もあります。
顧問税理士と相談し、慎重に決定してください。
